اهمية تنظيم الوثائق لخدمة وتطوير الادارة

تأتي أهمية تنظيم الوثائق وتطوير الإدارة في ضوء برنامج الإصلاح الإداري والمالي الذي توليه القيادة السياسية عظيم اهتمامها، وتجسيداً لبنود البرنامج الانتخابي لفخامة الأخ الرئيس علي عبدالله صالح رئيس الجمهورية حفظه الله، ومنها: العمل على تطوير العمل الإدارية في مختلف الجهات الحكومية والشفافية في العمل الإداري والسرعة في إنجاز المهام بمختلف الجهات الحكومية.
وبكل تأكيد فإن تنفيذ برنامج الإصلاح والعمل على إصدار القرارات الناجحة سيؤدي إلى النهوض بالإرشيف والمحافظة على تراثنا وتاريخنا وتكريس مفهوم دولة المؤسسات وتعزيز مسيرة التنمية في مختلف المجالات.

أ- أهمية تنظيم الوثائق كمرجعية لاتخاذ القرارات:
لاشك أن التطوير والتوسع السريع في مجال تكنولوجيا المعلومات قد نتج عنه تنوع أوعية المعلومات وتراكم الوثائق والمعلومات بما أفضى إلى ضرورة تنظيم الوثائق كمرجمعية لاتخاذ القرار، حيث تكتسب المعلومة أهميتها الخاصة في مساعدة المسئولين على اتخاذ القرارات الإدارية السليمة إزاء ما يعرض عليهم من أعمال، وكون هذه المعلومات موجودة في الوثائق الإدارية فإنها تسهل عملية اتخاذ القرارات ولانستطيع اتخاذ القرارات السليمة والصائبة، إلا إذا كانت المعلومات صائبة أي «منظمة» صحيحة، مكتملة «ولا توجد المعلومات الصحيحة إلا إذا كانت الوثائق منظمة ومرتبة، ولايمكن لأي مؤسسة أن تطور أعمالها بدون معلومات وبالتالي بدون إرشيف، علاوة على ذلك فإن التوسع الكبير في استخدام تكنولوجيا المعلومات وإدخال الحاسوب في العمل الإداري قد أدى إلى زيادة الأهمية بتنظيم الوثائق باعتبار أن أي قاعدة بيانات ومعلومات تحتاج إلى وثائق منظمة ومرتبة لإدخال بياناتها ومعلوماتها في الحاسب الآلي.

وتتوفر هذه المعلومات مسجلة في نوعين من الوثائق:
أ- وثائق عضوية: هي الوثائق التي تنشأ أو يتحصل عليها في المؤسسة وهذا النوع له مصدران اثنان هما:-
1- مصادر داخلية: هي كل الوثائق الإرشيفية التي تنشأ في إطار نشاط المؤسسة.
2- مصادر خارجية: هي كل الوثائق التي تأتي من الخارج أو يتم الحصول عليها في إطار نشاط المؤسسة.

ب - وثائق غير عضوية: هي الوثائق التي لاتنشأ في إطار نشاط المؤسسة ونجدها في المكتبة في المطبوعات الصادره عن المؤسسة من جرائد وكتب ومراجع وقوانين...الخ ويوجد نوعين من هذه المصادر.
1- مصادر داخلية: هي الوثائق التي أنتجتها المؤسسة وهي موجهه للخارج مثل التقرير السنوي، تقرير ميزانية ...الخ.
2- مصادر خارجية: هي الوثائق التي تأتي من خارج المؤسسة عن طريق الشراء أو التبادل...إلخ، مثل الكتب، المجلات، الكتب المرجعية..
اعداد سعيدة محمود احمد